Aviso de uso aceptable del ERP
Este aviso establece las condiciones bajo las cuales los colaboradores, asesores comerciales, personal administrativo y demás personas autorizadas ("usuarios") acceden y utilizan el sistema de planeación de recursos de Comercializadora PlayoutKids, S.A. de C.V. ("el ERP"), incluidos sus módulos de ventas, CRM, inventarios, finanzas, facturación y cualquier herramienta que se integre a él. El acceso al ERP se otorga en razón de las funciones que cada usuario desempeña y queda condicionado a la aceptación de este aviso, que forma parte de las políticas internas de la empresa y complementa las obligaciones de confidencialidad derivadas de la relación laboral o contractual.
1. Cuenta personal e intransferible
Las credenciales de acceso son personales. El usuario es responsable de todas las operaciones que se realicen con su cuenta, por lo que no debe compartir su contraseña, permitir que terceros utilicen su sesión ni utilizar la cuenta de otra persona. Al terminar de usar el sistema, especialmente en equipos compartidos o dispositivos móviles, debe cerrar la sesión. Si sospecha que su contraseña ha sido comprometida, debe cambiarla de inmediato y notificarlo al área de Tecnologías de la Información.
2. Información confidencial
La información contenida en el ERP —bases de clientes y prospectos, cotizaciones, precios, márgenes, comisiones, inventarios, proveedores, estados financieros, datos de facturación y cualquier otro registro— es propiedad de la empresa y tiene carácter confidencial. El usuario únicamente puede consultarla y utilizarla para el desempeño de sus funciones. Queda prohibido extraerla, copiarla, fotografiarla, exportarla o transmitirla a cuentas personales, dispositivos no autorizados, aplicaciones de mensajería ajenas a la empresa o a terceros, así como conservarla una vez concluida la relación con la empresa. Esta obligación subsiste después de que el usuario deje de tener acceso al sistema.
3. Datos personales de clientes y colaboradores
El ERP contiene datos personales protegidos por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. El usuario debe tratarlos exclusivamente para las finalidades previstas en el aviso de privacidad de la empresa, no debe contactar a clientes para fines distintos a los de su función, y debe canalizar de inmediato al área responsable cualquier solicitud de un titular para acceder, corregir o eliminar sus datos, así como cualquier incidente que pueda comprometerlos.
4. Uso correcto del sistema
El usuario se obliga a registrar la información de manera veraz, completa y oportuna; a no alterar registros de operaciones ya concluidas salvo por los procedimientos autorizados; a no intentar acceder a módulos, reportes o funciones para los que no cuenta con permiso; a no realizar pruebas de seguridad, extracción automatizada o cualquier acción que pueda afectar la disponibilidad o integridad del sistema; y a reportar los errores o comportamientos anómalos que detecte.
Las cotizaciones, comprobantes y comunicaciones a clientes deben generarse únicamente desde el ERP o los canales que la empresa designe. No está permitido emitir cotizaciones o solicitar pagos por medios distintos ni a cuentas bancarias diferentes de las publicadas en los documentos oficiales.
5. Registro de actividad y supervisión
Para garantizar la seguridad de la información y el cumplimiento de estas condiciones, el ERP conserva bitácoras de acceso y de las operaciones que realiza cada usuario, incluyendo fecha, hora, dirección IP y acción ejecutada. La empresa puede revisar esas bitácoras con fines de auditoría, investigación de incidentes y verificación del cumplimiento. El usuario reconoce que el uso del sistema no genera expectativa de privacidad respecto de la actividad realizada en él.
6. Integraciones y dispositivos
El acceso al ERP y a las herramientas integradas (mensajería interna, tableros de trabajo, plataformas de pago y facturación) debe realizarse desde dispositivos con medidas básicas de seguridad: bloqueo de pantalla, sistema operativo actualizado y sin software no autorizado. Las notificaciones que el sistema envía a canales internos tienen el mismo carácter confidencial que la información del ERP.
7. Terminación del acceso
El acceso se suspende o cancela al concluir la relación con la empresa, al cambiar de funciones, o cuando la empresa lo considere necesario por razones de seguridad o de cumplimiento. La cancelación del acceso no libera al usuario de las obligaciones de confidencialidad aquí previstas.
8. Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de este aviso puede dar lugar a las medidas disciplinarias previstas en el reglamento interior de trabajo o en el contrato correspondiente, incluida la terminación de la relación, sin perjuicio de las acciones civiles o penales que procedan conforme a la legislación aplicable, en particular las relativas a la revelación de secretos industriales y al tratamiento indebido de datos personales.